现代秘书实务：发挥参谋助手职能
摘要：现代秘书应将自身思维和行动置于外界(国内外市场),随时参与对外经济活动，及时更新思维方式，把握市场动向,收集有效信息,搞好调查研究，为领导及时把握市场形势提供最佳决策,发挥最好的参谋助手作用，使企业领导的经营思想不断变化和拓展。
关键词：秘书实务、参谋助手、服务意识
进入21世纪，伴随市场经济竞争加剧，大中型企业的工作遇到了前所未有的复杂性、多变性和竞争性。以“办事型”、“事务型”、“秀才型”为标准选择大中型企业的秘书已远不适应“入世”瞬息万变的全球化市场经济的发展需要，迫切需要秘书工作的模式、价值观念、运作方法、工作机制等随之变革。现代秘书应将自身思维和行动置于外界(国内外市场),随时参与对外经济活动，及时更新思维方式，把握市场动向,收集有效信息,搞好调查研究，为领导及时把握市场形势提供最佳决策,发挥最好的参谋助手作用，使企业领导的经营思想不断变化和拓展。
一、现代秘书实务的核心：发挥参谋助手职能
所谓参谋，主要是指辅佐者参与对领导者决策及决策实施领导活动的运筹谋划活动。就当参谋助手而论,秘书既要参与决策,又要办理事务；既要认真仔细地做好办文、办会、办事等事务服务工作,确保领导工作正常运行；又要做好信息调研，督促检查，综合协调等政务服务，为领导决策及其实施提供参谋辅助。过去的秘书工作，从事事务服务较多[1]。在新形势下，随着领导综合素质的提高,对秘书人员参谋助手作用的要求也越来越高，秘书工作必须更好地向领导者提供全面的参谋辅助服务。
一是为领导的决策提供服务。随着知识经济的到来，社会信息化和管理工作中的复杂性日趋明显，领导的正确决策和科学管理特别需要高质量的信息分析和对大量调查研究成果的综合整理。提出有情况、有分析、有建议的参谋预案。为此,秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络功能,准确领会领导意图,围绕领导的中心工作采集信息并进行加工处理,提供预案，供领导参考。为领导的决策服务，也是秘书人员的重要职责。例如，总经理需要对新开拓的市场进行相关的决策，作为现代秘书就要搜寻相关的资料，进行相关的市场调查，为总经理的决策提供充分的信息。
二是公关性的工作。随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展，企业秘书工作由封闭型转向开放型，使秘书活动的领域得以较大的拓展，“内务”与“外事”相互融合，使秘书工作带有更多公关性的内容。从工作实践来看，秘书工作与公共关系工作具有一致性和相通性。对内,事务处理、接人待物、调查研究、协调左右、沟通纵横,使企业各部门按经营目标同步运转,实现秘书同领导、各部门关系融洽；对外，,收集和交流经济信息，呈报经验材料，反映主要问题，参与经济与文化交往活动，配合诸如经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的具体策划和事务工作(会务、传授、反馈、交往)，都表现出公关性的浓厚特征。
二、提高现代秘书素质，实现秘书实务核心职能
现代企业秘书实务的内容不仅要参与企业生产、经营、技术、管理而且还要具备较强的组织能力、沟通能力、协调能力督办能力、应变能力和分析能力,发挥现代秘书的参谋助手职能。这就对当今企业秘书的知识、能力和水准提出了更高的要求。
（一）树立正确的服务意识，是实现参谋咨询职能的基础
树立正确的服务意识，是秘书为领导提供有效参谋辅助的前提。秘书工作具有显著的服务性。要做好新时期的秘书工作，就必须打破传统的服务模式，树立起适应领导工作要求的正确服务意识，为领导提供有效参谋辅助服务。随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化，秘书服务的方式和内容也在不断拓展，领导更需要的是秘书的参谋辅助，这就要求秘书树立起正确的服务意识。
秘书的服务意识包括正确的综合服务意识、正确的智能服务意识和正确的主动服务意识三个方面[2]。由于长期受到传统观念的影响，秘书不能很好的为领导工作服务，不能满足于领导工作的需要，不能充分发挥好秘书的参谋职能作用。要改变这种现状，当代秘书就要树立起新的正确的服务意识，创造性地开展工作。秘书如果没有综合服务意识，智能服务意识和主动服务意识，就不会有相应的服务活动，也就不能适应领导工作的需要。秘书只有树立起正确的服务意识，才能为领导工作提供建议性的参谋辅助服务。
（二）自我提升，是实现参谋咨询职能的关键
作为现代秘书人员不能仅仅局限于原有的知识和技能，在终身教育理念倡导的今天，现代秘书人员要加强自我学习，不断完善自己的能力，其实实现参谋咨询职能的关键。
一是要不断完善自己的语言表达能力。语言表达能力在秘书能力结构中是最为重要的一种能力。它是秘书开展工作的基础,因为秘书无论是发挥协调组织作用,还是充当领导的参谋助手,抑是从事撰写公文,组织会议、信访接待等日常的事务性工作都离不开语言表达。因此,秘书要具有较强的语言表达能力才行,而语言表达能力又包括两种形式。一是书面表达能力。写作各类公文是各行各业秘书最为经常性的工作，而要完成好这项工作，离不开熟练的书面表达技巧,离不开遣词造句、谋篇布局的文字运用能力。二是口头表达能力。在日常工作中秘书总是需要向上级汇报情况,提出建议，向下级传达指示，协调工作，沟通各方联系，这些工作的完成都离不开沟通。
二是要提升自己获取新知识的能力。当今的时代是知识爆炸的时代，知识更新速度加快，新的知识层出不穷，如果稍有懈怠就有可能落后于时代，导致知识落伍,难以胜任新时代的工作，特别是随着我国改革开放深入，新的方针政策不断出台、新的法令法规不断制定，新的工作大环境不断改变，这些都对秘书人员获取新知识的能力提出了高要求，秘书人员只有紧跟时代步伐，坚定“终身学习”信念,努力成为“复合型”通才，才能使自己胜任今天的秘书工作。为此秘书人员要不断拓展自己的知识面和更新知识结构。要改变过去只懂得秘书专业知识，其他专业知之甚少的局面，应该在精通秘书专业知识和业务知识的基础上，主动努力学习其它相关知识，如经济学、管理学、心理学、社会学等,努力使自己成为一个知识较全面的“多面手”，以适应当今时代“需求多样化”的要求。
（三）利用办公自动化，提高参谋咨询职能的效率
办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件,它使传统的办公室结构和工作方式发生了巨大变化。在自动化办公室里，再也见不到塞满房间的档案柜、文件匣;看不到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘机中。桌上的计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。
办公自动化是在办公室内进行的一场思想、工作和技术三结合的革命,仅仅把它理解为购置使用一些先进的办公设备，是不准确、不全面的。办公自动化要求实现机器与机器、人与机器及环境之间的综合、统一系统。其中，办公人员起决定和主导作用。秘书人员作为生产型办公人员的一部分,必须严格要求自己，使自己适应办公自动化的要求。
以文稿的形成为例。传统的方法是秘书在纸上起草，修改、誊清，然后交给打字员，再进行校对，如若进行修改，整页需重新打印。如果采用以微处理器为核心的文字处理机，则可以用键盘将文稿输入，利用文字处理机的增、删、改等编辑功能,在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘,以备随时调用。也可以用联机的打印机印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样一来,键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改誊抄—打字—校对—修改—印出这个繁琐过程,从而提高了办公效率。磁盘归档后可随时检索、自动打印等,提高了办公质量。
随着人类物质文明的发展、社会信息量的增加及网络通信技术的发展，现代秘书实务要求从传统的简单服务职能向发挥参谋咨询职能转变，秘书参谋辅助性决定了秘书实务的重要性，参谋辅助能力的高低，是衡量、检验和评价现代秘书实务工作是否合格的唯一标准。作为现代秘书，只有根据时代要求不断完善自我，努力提高素质，充分发挥参谋职能作用，才能真正当好助手，成为一名优秀的现代秘书。
参考文献：
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【2】王波.智能建筑办公自动化系统.人民交通出版社,2002.3.
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【6】盛宇华,朱晓峰.企业办公自动化管理系统.科技出版社,2004.7.
【7】王育.秘书实务.高等教育出版社,2003.7.
【8】雅萍.新编秘书实务.大连理工大学出版社,2004.10.
【9】杜立新.对现代秘书与传统秘书的比较分析.秘书,2003.1.第193期.
[1] 宁茂昌·秘书学[M]山东·山东大学出版社·1996·
[2] 方国雄著·秘书学[M ]北京·高等教育出版社·2001·
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