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如何做好企业党群类文件的动态管理

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作者:代写论文  来源:星论文网  发布时间:2012-10-18 09:30:00

  动态管理(dynamic administration) :管理主体根据管理进程与管理环境间的关系及其变化,对管理目标、管理原则和管理方式等不断进行修正的管理行为。
  文件是一种基于社会组织的管理方式,文件的基本功能是通过其承载的管理内容和传递方式,在特定社会活动中发挥的作用来实现的。作为一种管理方式,文件所“追求”的是管理效率的提高和管理目标的实现。
  在企业内部,党群类文件的价值同样主要体现于其运动和传递的过程中。党群类文件在企业内部运转和传递过程中发挥其价值和作用时,如何做好管理工作是一个值得认真研究和探讨的课题。
  文件运动现象如同生命运动现象一样,从最初产生到最终归宿是一个完整的过程。文件生命周期告诉我们:文件从其形成到销毁或永久保存,是一个完整的运动过程。由于文件价值形态的变化,这一完整过程可以划分为若干阶段。文件在每一阶段因其特定的价值形态和服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内存的对应关系。本文以党群类文件在企业内部的运转生命周期为指导,梳理其在各个阶段如何被有效的管理及如何为企业的发展服务。
  1.党群类文件的产生
  公文是在公务活动中形成和使用的文书或文件。《党政机关公文处理工作条例》第三条:党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。发文机关通过公文传达精神,下达任务。在党群类文件的产生阶段,发文机关要根据文件内容,依据《党政机关公文处理工作条例》等有关规定,准确制定文件的种类、格式和行文关系,这是做好文件动态管理的首要前提。
  2.党群类文件的运转
  文件印制完毕后即开始进入到运转阶段,也就是进入受文机关承办或现行处理阶段。进入运转阶段的文件,对机关的党政管理工作发挥着现行效用,是机关工作的工具、凭据。
  党群类文件在收文过程中,要严格登记签收手续,由专人负责核查收文单位、份数等信息。党群类文件在阅知和办理的过程中,要做到:①文件登记明确,即,文件登记包括收文时间、文件编号、发文单位、文件密级、标题及呈送的批办人等,以免文件空传,无登记备案。②文件传递方式明确,文件传阅必须采用以企业党群部门文书为中心的轮辐式的传递方式进行,也就是文件批办人、文件阅知和办理人,都要与文书进行文件的传递,而不得不经文书进行文件传递,以免发生文件的失控管理;企业党群部门文书要严格按照文件批示进行文件运转工作,党群类涉密文件不得让无关人员阅知。③文件受文时限明确,需要阅知的党群类文件阅读后按要求时间尽快退回;需要办理的党群类文件应按要求时间尽快办理,并及时退回文件。党群类涉密文件未经允许任何人员不得接触、摘录或公开涉密文件的内容。
  目前,在企业内部基本都已实现文件网上的运转,除了完善网络系统防护的技术措施保留党群类电子文件的内容、结构和背景信息以确保文件的原始凭证性外,也要进行严格的登记手续,并要有效控制党群类电子文件的传递方式和使用权限。
  3.党群类文件的保管
  当文件办理完毕或是针对的活动结束后,文件结束现行使命,进入到过渡保存和历史保管阶段,这个阶段文件的管理主要涉及到受文单位和档案管理部门的管理,文件对受文单位的参考作用或潜在历史价值而在受文单位内部保存一定时期,最后当文件的现行业务价值完全丧失后,除了具有档案价值的文件移交到档案馆成为档案保存外,其他的一概销毁。
  在过渡保存和历史保管阶段,文件从现行阶段进入到半现行阶段,文件的第一价值逐渐衰退及至丧失,文件的第二价值显现,在此阶段,党群类文件主要是提供利用,发挥其参考和凭证作用。加强党群类文件的管理,要从以下方面着手:要建立党群类文件和档案的利用制度,按照批准范围提供利用。党群类文件利用者必须持所在单位出具的查阅证明,按照文件的有关规定使用党群类文件和档案,如确因工作需要复制党群类涉密文件的,同样要遵守有关的规章制度。
  4.党群类文件的销毁
  企业对于本单位暂存的党群类文件,到归档时间,经过鉴定再没有保存价值的党群类文件,要进行登记,经单位主管领导批准签字后,进行销毁。在档案部门保管的党群类档案,保管期限到期要报请有关部门除需要存档外,应全部销毁。任何个人不得私自销毁党群类文件。党群类涉密文件销毁必须实行两人销毁。
  企业党群类文件生命周期各个阶段的管理,就其实质来讲始终涉及到两个方面的问题,一是人员问题,二是制度问题,文件管理工作的主要对象是人,“人”这道关把不好,其他一切工作都是徒劳。党群类文件管理人员要紧跟时代步伐,灵活应对工作,研究新情况,应对新挑战,其思想观念和知识结构工作方法和工作作风都要适应新形势下党群类文件管理工作。另外,做好党群类文件的管理工作必须要搞好制度建设,也就是要制定制度,执行制度和完善制度,以制度约束人,以行为来规范人,使得党群类文件管理工作有法可依,有法必依,执法必严,违法必究。
  党群类文件管理工作人员必须把握文件生命周期各个阶段文件管理的特点,明确不同阶段文件管理工作的重点,对党群类文件实施全程和全面的管理,从而才能使党群类文件更好的为企业的发展服务。
  参考文献:
  [1]《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)
  [2]李士竹.《文书学》,河南人民出版社,2006年版


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