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对大数据背景下档案管理问题的几点探讨

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作者:原作原创  来源:网络转载  发布时间:2017-03-27 15:00:00

          随着计算行业的发展,档案行业面临着新的发展趋势。在档案行业中,有效的存储、管理、整合、归纳、检索是档案工作面临的主要内容。随着我国事业单位的改革,档案管理工作呈现出“机遇和挑战并存的局面”。在历史的飞速发展中,我国档案事业的原始数据不断积累,对档案管理人员的综合素养来说也呈现出了更高的需求。而传统的档案管理工作无论是在时间、空间、存储上,都呈现出了发展弱势。 
  1 大数据背景下档案管理的发展现状 
  现阶段,电子数据借助于互联网信息技术,已经趋于完善。但是,在传统的档案工作中,工作容量大、管理细碎繁琐已经成为影响档案事业发展的重要问题。而借助于大数据的时代背景,数字化档案管理已经成为新的工作要务。 
  早在2012年,美国政府就已经针对全球计算机技术的发展现状,发布了《大数据研究和发展倡议》,并投资2美元,启动“大数据研究和发展计划”。2012年7月,广东省开启了大数据战略方针,伴随着庞大的数据优势衍生出了一种强大的社会优势。在这种情况下,档案信息化建设已经随着“大数据技术”的发展,走过了初步的融合时期。云计算、云空间、闪存、移动等互联网信息新型技术被融入了档案管理中来。 
  一方面,档案信息管理理论出现了明晰的变化。传统的纸质档案逐步脱离,而现代化的档案管理工作逐步拉开。电子档案、信息档案系统、数据服务终端成为了档案工作的技术支撑。另一方面,档案管理中也出一些常见的问题,在安全性、隐秘性、服务性方面,呈现出了独特的演变规律。 
  2 大数据背景下档案管理的优势问题 
  (1)实现档案虚拟存储,降低档案管理成本 
  众所周知,随着时代的发展,无论是人口、经济、文化在推进的过程中,都会留存下一些珍贵的纸质档案。这些档案是人类创造自然、改造自然的重要支撑,因此具有重要的留存价值,不能轻易的丢弃和毁坏。这也就使得档案胀库现象时有发展。膨胀的档案资源不仅给管理人员的检索工作,而且带来了档案管理的成本问题。但是,利用大数据信息技术,档案管员能够处理海量的档案信息,并且借助于数据库存框架,实现充分的资源调配,深化数字化档案工作所需要的各项资源,使档案工作的成本降低,而效率大大提高。 
  (2)档案检索更加便捷,电子文档利于管理 
  在传统档案的鉴定、检索上,由于档案资源的利用效率逐步降低,因此会消耗大量的人力和物力。但是,利用大数据电子技术,在数据的检索上,只需要凭借键盘、鼠标进行档案系统内的点击,就能够驾驭海量的档案信息。同时,还能够根据档案的关键词、时间、日期、类型进行快速检索,使档案工作的服务型变的更加完善。同时,档案信息资源库的设立打破了时间、空间、地域上的限制,能够将简单的信息活动转化为高级的信息价值,从而加深档案工作的共享性。 
  3 大数据背景下档案管理中出现的劣势问题 
  (1)信息化档案管理的理念缺失 
  从传统档案管理转向数字化档案管理阶段,不但需要耗费人力、财力、物力,还要进行一系列的创新发展和过度适应。面对这种情况,很多档案部门复杂人都忽视了数字化档案确立的重要性,导致信息化档案管理发展迟缓、缺乏一个长远的规划,在管理模式上依然故步自封,保持陈旧、落后的档案规模,在很大程度上影响了档案信息化建设的开展。 
  (2)档案信息管理的安全性不足 
  在看到网络便捷的同时,在大数据的影响下,档案信息管理的技术也出现了安全性差、后续维护难、系统设置不合理的问题。尤其是档案管理的安全性,对于涉及一下机密信息、重要资源的档案,管理人员需要进行多项加密,但是,由于工作人员操作失误、设备故障、网络病毒、黑客攻击等情况,档案管理很有可以遭到冲击。档案信息管理的安全性存在漏洞。 
  (3)管理人员的综合素质有待提升 
  以中职学校档案管理为例,很多档案管理者都是教师转职而来的。因此,他们缺乏专业的档案管理理念。同时,因为科研经费的限制,档案管理人员也只能做一些文件归档等基础性开发,无法具备数字化档案科研的相关业务水平。再加上,档案信息化建设的投入高、回报慢,因此在资料的搜集和整理上,难以加深对档案工作的开发和利用。 
  4 强化大数据背景下档案管理问题的几点策略 
  (1)制定严谨的数字化档案管理规章 
  为了进一步完善纸质档案工作向着数字化档案工作的发展,档案管理者首要的任务就是制定出一系列科学、有效、完善的档案管理规范。借助于电子技术,将档案信息以图片、视频、音频等方式刻录存档,能够进一步实现档案资源工作的合理和全面。要精确到档案存储的申报时间、存储的路径、档案信息的录入、机密文件的申请、加密服务的融合等等。还要通过“责任上岗、制度上墙”的策略,设立公示栏板,将《档案管理工作条例》、《档案人员绩效考评办法》等制度张贴公开,促使广大档案工作者相互学习、相互促进,进一步保障档案工作的顺畅和服务。 
  (2)增进档案管理人员的业务水平 
  众所周知,大数据时代的到来除了带来了便捷的方法,但是也给档案管理人员的工作素养带来了更高的要求。为了提升进一步优化档案人员的教育和培训工作,逐步扭转工作人员的工作态度,使他们能够更好的服务于档案管理工作,对档案工作人员进行适时的培训是必不可少的。首先,档案管理部门要优化档案管理的人员结构,在年龄上,多汲取一些新鲜的血液。招录一批有理想、有能力、有创新意识的年青档案人员。其次,要对一些具有工作经验的档案人员进行常态化教育培训,引导他们具备良好的档案管理意识,从不同的方面转变档案工作的从业理念。同时,要组织档案人员到省市一级档案管进行参观考察、业务交流,鼓励他们自我学习、自我探究,为档案工作的发展奠定扎实的基础。 
  (3)做好档案信息管理的安全保障 
  档案信息资源是重要的物质和精神财富。因此,报纸档案信息安全、加强媒体环境建设成为数字管理信息运行的重要保障。为此,档案管理者要积极和当地大数据公司或上一级计算机机构进行合作,着重开拓大数据相关技术。并进一步打破行业规章,积极探寻档案管理技术的安全维护。从大数据的发展角度上说,所采用的分布式构架技术需要进行逐步分析完善。进一步减少档案信息数据监管的风险性。例如,建立加密式局域网络,建立有效的档案资源信息数据交流库。将纸质的文字表格转化word、TXT等文档,将数字资源进行有效的归纳。同时对每一个部门进行定期终端维护,防止档案资源出现丢失。 
  5 总结 
  综上所述,在大数据背景下,档案管理工作迎来了转机,也面临着挑战。为了进一步发挥档案管理工作的现实作用,广大档案工作人员要立足自身工作特性,进行创新性和发展式的数据融合,促使档案工作沿着社会化、科学化、人性化、服务化、多元化的方向发展。在提高档案管理工作效率的同时,进一步促进档案工作的全面发展。 
  参考文献 
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  [2]鞠晓悦.信息技术在基层国土资源档案管理中的应用[J].档案与建设,2013,(2):72,65. 
  [3]张欣.解讀大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察,2014(1):108-109. 
  [4] 邵立双.浅议档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].群文天地,2012,(24):249.


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