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研究生论文:企业基于固定资产全生命周期管理的分析研究

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作者:原作原创  来源:网络转载  发布时间:2017-09-04 15:34:00

  摘要:通信运营商的固定资产数量及金额巨大,且管理难点较多。通信运营商应按照实质重于形式的会计原则规划固定资产管理体系,按照固定资产全生命周期的要求细分细化管理环节,并且做到管理体系与管理环节的协调契合,同时采用新的信息化技术以及固定资产全生命周期监控系统形成闭环管理流程,切实提高固定资产管理的质量和效果。 

  关键词: 固定资产; 全生命周期; RFID技术; 监控系统
固定资产指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的以及使用寿命超过一个会计年度的有形资产。在我们国家,通信运营商具有典型的大型企业特征,其生产经营所使用的固定资产,无论从资产数量还是资产金额上而言均十分庞大,并且分布广泛,总类繁多,此外,随着社会信息化服务的迅猛发展,我们国家通信技术从2G到 3G再到4G,通信运营商固定资产更新速度快,调动频繁。本文从管理体系以及固定资产的全生命周期的各个管理环节入手,对固定资产如何在复杂的企业组织架构中进行管理做了深入分析研究,梳理固定资产管理流程,提出加强固定资产管理质量和效果的建议。
一、A通信公司固定资产管理现状以及存在问题
A通信公司为某通信运营商某省的市公司,下辖3个县分公司,具有39个自营服务厅,11个网络机房,982基站,其所管理的固定资产有管理用固定资产、市场营销用固定资产以及网络用固定资产,具有典型的通信运营商的组织架构特点以及固定资产种类。选取一个市公司作为典型进行深入研究,从中总结出目前通信运营商固定资产的管理现状以及存在问题。
(一)从固定资产的结构现状
1.每年新增固定资产数量多,固定资产价值庞大
从图1可以看出A通信公司2010年至2016年年均新增固定资产达3500多件,最多年份有5092件,最少年份也有2114件;固定资产原则年均达1.2亿元,最多年份有2.3亿,最少年份有7000多万。
2.固定资产种类繁多,分布广泛,且调动频繁
从图2可以看出,A通信公司的固定资产种类达635种,固定资产分布在1035个地点。目前A通信公司已经经历了2G到3G再到4G时代,每次大规模的技术换代升级伴随业务大发展,随之是固定资产的大量增加。在此期间,A通信公司的基站数量从400多个增加到982个,自营服务厅从24个增加到39个。

3.其所持有的工具、用具、备品备件、维修设备、仪器仪表等重要低值易耗品金额以及数量均十分巨大,其中仪器仪表使用年限超过一年,也能為企业够带来经济利益,具有固定资产的特性需要视同固定资产管理,实质上扩充了固定资产的管理范围。
(二)固定资产管理存在的问题
1.管理制度以财务为中心,固定资产管理范围和A企业实际情况差距较大,制度落地执行较为困难。
随着我们国家通信行业的跨跃发展,A通信公司在此期间不断购入新设备,并建立相应的固定资产管理制度,但固定资产管理以财务帐为中心,存在固定资产管理面不全的情况。笔者认为根据财务的实质重于形式原则,固定资产的管理核心应该是实物管理,只要符合会计法上面固定资产概念的实物,一旦进入到企业的管理范围就应该按照固定资产要求进行管理。在深入A通信公司调查研究后,笔者发现A通信公司有以下两个典型情况:情况一,A通信公司按照国家的相关法律要求建立起工会制度,工会采购的各种职工活动器材,可以理解为符合资产定义中经营管理而持有的以及使用寿命超过一个会计年度的有形资产的概念,此外还有一个重要原因,工会经费购置的器材是A通信公司代表员工事实上进行管理,如果对这部分资产视而不见是掩耳盗铃的做法,不符合会计实质重于形式的原则。

情况二,原属于市场营销用的促销用品,如手机、电器等,按照目前A通信运营商的核算规定列入存货,但是经常出现没有按照原计划用途使用的情况,如手机被网络部门领出做测试网络信号的测试手机,如电器被A公司领出自用。笔者在调查研究后发现存在大量的盘盈资产,其中一个重要原因是列入存货的固定资产改变用途变成自用,财务部门未按照实际用途登记固定资产账务导致盘盈。
2.固定资产管理制度信息化水平有待提高,虽使用了固定资产管理信息系统,但仍然有大量手工信息维护操作,效率低下效果不好,成本较高。
按照A通信公司的固定资产管理现状,主要使用ORACLE MIS系统以及EAM资产管理系统实行资产调拨,但MIS系统没有与物流部门的库存系统有效对接,因受到核算滞后的影响,经常出现固定资产已经到货但财务帐上无帐的情况;其次,A通信公司开发了EAM系统执行资产的调拨管理,但实际问题中,各资产管理人对EAM系统使用率并不高,履行手续的观念不强,往往是财务部门进行资产清查后发现资产地点不符通知资产管理人才进行的调拨,资产物理地点信息严重滞后;其三,财务部门资产管理人员不足以支撑资产的日常盘点工作,以A通信公司为例,财务部门配置了一名资产管理会计,但A通信公司有那么多资产地点,仅那几百个基站,单靠一个资产会计是无法完成盘点的。
3.未建立起有效的固定资产分析系统,在采购、使用、报废环节缺少有效评价。A通信公司围绕固定资产管理建立起一个日常工作评价办法,主要包括资产基础工作、转资管理、专项工作完成质量三个大方面。其中资产基础工作包含资产信息准确性、账实相符率、资产调拨及时率、报废资产管理、房产权证管理;转资管理包含新增资产账实相符率以及转资规范性及准确性;专项工作完成质量包含铁塔移交后续相关工作、资产挖潜工作以及其他专项工作。整体上把资产的基础管理各方面囊括在内,但是缺少对资产配置的合理性以及效益的评价。
  
二、企业集团固定资产产品全生命周期管理的引入
典型的产品生命周期由培育、成长、成熟、衰退和结束期五个阶段组成,产品全生命周期管理是对产品从培育期到结束期进行全流程的管理,在整个管理过程中追求以经济效益最大化为核心,做到成本最小或者利润最大化。产品全生命周期管理不仅仅是一种管理技术,同时也是促进组织实现持续竞争优势的经营模式,通过管理理念的转变并结合管理技术帮助管理者以最高效的方式降低成本和提高效益[1]。
(一)在固定资产未进入企业前的组织架构设置阶段
在认识到固定资产管理必要性的基础上,固定资产管理将成为现实而具体的工作。作为企业基础的生产物资,企业固定资产管理的重要性不言而喻,因此有必要在固定资产全生命周期过程中设立相应的管理机构。其次,固定资产管理组织架构设置本质上是对有固定资产管理责任的机构及人员的责任规划,在此组织架构中的管理部门以及人员是企业固定资产全生命周期管理过程中各个关键角色,负责企业的固定资产从培育、成长、成熟、衰退和结束期各个阶段具体的管理工作。
以A通信公司为例,从纵向的组织结构来看,笔者认为应在物流部门、财务部门外平行设置企业的固定资产管理部门或者兼职部门。由固定资产管理部门(专职或兼职)、物流部门、财务部门、固定资产使用部门共同形成企业固定资产“四位一体”管理格局。其中,固定资产管理工作由单设或者兼职的固定資产管理部门承担,固定资产核算由财务部承担,固定资产调拨由物流部门承担,固定资产保管则由各个固定资产使用部门承担。这就形成了在固定资产全生命周期过程中的不同管理职责由相应部门负责,人人都是固定资产管理责任人的工作格局[2]。

从横向的组织结构来看,可根据企业组织架构的特点,与企业固定资产管理部门以及各固定资产使用部门相对应,同级别设置相应的固定资产管理部门或者固定资产管理专职/兼职人员,在企业各个层级上均能实现固定资产管理与使用的职能衔接,形成企业固定资产横向管理模式。在企业横向同级的部门、中心、网点、机房、基站,只要是有资产有分布的范围内,都是固定资产管理所触及的领域,也就有固定资产管理职能的行使与体现,由此也形成了集团企业固定资产管理“横向打通”的工作形态。
(二)企业固定资产购入阶段的管理
固定资产购入阶段的管理包括计划预算、选择适用的采购方式(公开招投标/竞争性谈判/公开比选等)。在此阶段,作为固定资产管理的初始阶段,固定资产采购是否合理将极大影响后续周期固定资产管理工作,因此这个阶段最重要目标是采购部门根据企业对固定资产的需求,优质廉价地购入固定资产,保质保量地将固定资产分配到使用部门。
在调查研究A通信公司后,笔者认为关键核心点有两个:
1.需要建立起完善的采购平台,有需求的部门提交采购申请经合适的审批授权后交由采购部门进行采购。对于大宗的固定资产采购,如房屋、大型机器设备、飞机船舶等,采购部门需要有购置固定资产可行性论证,保证固定资产采购符合经济效益原则,此外,还需要保证固定资产使用部门能掌握到完整的固定资产信息,包括固定资产名称、型号、品牌、产地、配置、价格、维保信息,帮助使用部门提交采购需求时获得必要的参考信息,从而提出合适的并且合乎经济效益的采购申请。
2.完善招投标阶段的管理。可行型论证流程过后是采购实施阶段,其中大宗的固定资产采购往往需要走招标管理环节。A通信公司在这方面做得比较规范,可做为一般企业的采购行为指南。A通信公司的招标环节核心是不相容职责相分离并且制定综合评价的标准来对投标方进行评分。评价标准可以在产品、服务、商务能力等方面设立一级评价指标,在每个一级评价指标下设立二级、三级评价指标,同时给每个评价指标赋予相应的指标权重和评分范围,最后根据各个指标的评分加权后得出综合评价做好的投标方。
(三)企业固定资产日常管理阶段
1.在A通信公司的调查分析中,A通信公司开发了EAM系统。EAM系统(Enterprise Asset Management)是A通信公司自行开发的手机APP作为应用主体,PDA等作业方式为补充,通过实现在建工程暂估转资、盘点、巡检、调拨等现场作业功能,为提高业务操作效率并促进全员资产管理提供有力帮助。该系统主要包含两个方面的功能,手机应用的系统功能主要由以下部分组成:个人资产日常管理、业务管理、安全管理。该系统从根本上把资产管理信息维护的纸质方式转变为较为高效的信息化维护方式。
A通信公司EAM系统的个人资产日常管理主要分为资产展示和资产日常管理两大模块。其中资产展示主要包括:责任人资产展示(用户为责任人的资产)及使用人资产展示(用户仅为使用人的资产)。 调离部门/离职资产退回、部门内资产责任人变更、使用人资产退回、名下资产分配、资产信息修改、地图展示及定位。业务管理主要分为任务展示与查询和业务管理两大模块。其中任务展示与查询分为:

任务查询与任务展示。业务管理主要包括:在建工程暂估转固、零购资产新增、资产盘点、资产巡检、资产调拨(含部门内资产地点调拨、部门间资产调拨、地市间资产调拨)、地点信息修改。
  A通信公司的EAM系统一个很重要的用途是改变以往固定资产的调拨方式。在A通信公司以前的固定资产管理要求下,由调入部门填写纸质的固定资产调拨单,经调出部门签字确认,财务部门签字审批才算完成固定资产调拨手续。在但实际工作中,这种纸质的调拨手续繁琐,落伍,效率低下,无法有效跟上A通信公司的实际需求。EAM系统实施后,结合目前人人有手机的现实,固定资产调拨变成信息流,在手机APP上方便快捷地完成了固定资产调拨。
  在使用EAM系统的基础上,还可以引入RFID技术[3]。RFID是Radio Frequency identification的缩写,即射频识别技术,俗称电子标签。RFID射频识别是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,其利用无线射频方式进行双向通信(交换数据)以达到自动识别目的,具有防水、防磁、耐高温、使用寿命長、读写距离远、标签上数据可以加密、数据存储量大、存储信息可更改、可识别高速运动物体、可同时识别多个标签、操作快捷方便等特点。
我们国家的华为公司已经有成功的案例,在华为财务总监的年度工作报告中提到,华为公司已经在其全球办公场所实施RFID物联固定资产管理方案。2016年该方案已经做到覆盖全球52个国家、2382个场地、14万件固定资产。RFID标签每5分钟自动上传一次位置信息,每天更新一次固定资产的使用情况。华为公司总结使用电子标签后只需要数分钟即可完成固定资产盘点,每年减少资产盘点、资产巡检的工作9000人/天。从华为公司的案例来看,我们可以看到RFID电子标签相对于传统的无源条形码标签的明显
优越性。
笔者在深入研究华为的RFID电子标签以及A通信公司个EAM[3]系统后,发现两者可以成为有益的互补,两者结合效果加倍,相得益彰。此外,有条件的企业可以把电子标签的物理地址变更信息与固定资产管理系统的地址相链接,做到实时跟新地址信息。以华为公司为例,其电子标签每五分钟上传一次物理地址,新的物理地址链接到固定资产管理系统,自动跟新,这样从根本上实施保证固定资产地址信息的准确可靠,并且通过EAM系统做好相关调拨手续。
2.从管理精细度看,笔者认为应高度重视固定资产组的管理,此外,应该把高价值低值易耗品纳入日常固定资产管理范围中。固定资产组合指由多项固定资产组成的集合,我们常见的固定资产组合有台式电脑、空调、蓄电池组。在A通信公司中,存在大量的台式电脑、空调,并且常常出现更换固定资产组其中一部分的情况,因此固定资产组的管理成为一个迫切的任务,不管理好固定资产组就无法管理好固定资产。这就要求把固定资产组做精细管理,把里面每个固定资产组单元单独进行管理,给予单独的固定资产标签号。在A通信公司的固定资产管理办法中规定公司所持有的工具、用具、备品备件、维修设备、仪器仪表等资产期限超过一年,能够带来经济利益,具有固定资产的某些特征,但由于数量众多,单价低,考虑到成本效益原则,将其确认为存货,其中仪器仪表应作为重要低值易耗品,实物比照固定资产管理。把重要的低值易耗品实物比照固定资产管理,可以说是遵循了会计实质重于形式的原则。根据固定资产的定义,现在的固定资产定义对其价值进行了模糊处理,从以往的2000元以上改为没有明确规定。对于这个新要求,笔者认为依据重要性原则,事实上对企业的固定资产管理提出了新的要求,实质上地拓宽了固定资产的管理范围。
3.应建立起固定资产全生命周期监控系统,尤其把固定资产使用中的资源再投入以及收益作为监控重点。以A通信公司为例,其已经建立起固定资产的财务核算体系,但对固定资产使用过程中的资源再投入以及收益管理较为粗放,没有精细的核算基础。笔者认为应建立固定资产生命周期监控系统,可以分为六个方面:①固定资产账面价值情况,应包含原值、折旧年限、已折年限、现值、净值等因素,主要监控固定资产财务成本情况;②维修情况,应包含维修次数、维修金额、维修明细等因素,维修维护费用作为固定资产后期投入的一个重要支出,对期后固定资产再采购、报废、效益评估具有重要的作用;③改造改良情况,应包含改造改良次数、改造改良金额、改造改良明细、改造改良时间等因素;④固定资产物理状态,应包含固定资产是在用/出租/出借/维修/改造改良/闲置/报废等因素,固定资产物理状态是对固定资产当前状态的监控,支撑企业在有限固定资产资源中做效益最大化调配使用;⑤固定资产的其他支出情况,应包含水电支出、租金支出等因素;⑥固定资产收益情况。固定资产收益情况长期受到客观数据支撑以及主管态度的闲置,是目前很多企业固定资产管理的薄弱环节。固定资产的收益情况作为直接支撑固定资产购置、扩容、再投入、报废都是最重要的数据。以A通信公司的情况,存在大量的基站,形成一个资产组,虽然基本不存在效益不好把基站拆除的情况,但是对于是否应该扩容、追加投资或者更新替换老旧设备往往依靠经验或者部分的业务量指标,不够客观也不够全面、准确,因此就有必要把固定资产的收入或者全面的业务量情况,结合固定资产全生命周期的各项板块指标情况,综合计算出固定资产的收益情况,作为固定资产全生命周期监控系统的一个重要的监控
指标。
(四)固定资产报废阶段的管理
  1.可在企业固定资产管理部门内设立专职或兼职的技术鉴定机构或者人员。当固定资产达到使用年限或者虽然未提足折旧已经丧失使用价值就进入到报废处理阶段。在A通信公司的报废管理办法中,市场经营部负责支撑网设备中客服及营业设备目录下资产的专业管理;政企客户部负责集团客户端营销设备目录下资产的专业管理;运营支撑中心负责办公设备目录中电脑、打印复印机、传真摄录等管理用设备资产的专业管理;后勤服务中心负责房屋建筑物、物业及配套设备、运输起重设备、家具及办公空调、放映设备资产的专业管理,同时负责本部非网络类的资产的专业管理;网络部负责全区除上述分工外的其它所有网络类目录下固定资产的专业管理,同时负责全区软件资产目录下资产的专业管理,并且规定了报废资产需要上报A通信公司的省级上级公司进行审批,但是在实际调查分析后发现,由于固定资产报废的技术鉴定分按照业务板块划分,存在自己模块的固定资产报废自己进行鉴定,不符合会计上不相容职责相分离的原则。此外,虽然A通信公司的固定资产报废实施细则规定报废明细需要上报到省级企业进行审批,但由于受到客观条件的影响,实际上省级企业在审批下级企业报废申请时主要进行的是合规性审查,依据的还是下级企业提供的报废技术鉴定,这样整个固定资产报废工作回到原点,会不会出现报废审批部门把不合规报废的自己鉴定后就报废了?因此,笔者认为,集团企业较为理想的情况是由固定资产管理部门设立专职或者兼职的技术鉴定机构或者人员,由独立于固定资产使用部门的技术鉴定机构或者人员对申请报废的固定资产进行技术鉴定,期后由市级公司上报申请报废固定资产情况到省级公司,再有省级相关线条管理部门联合省级固定资产鉴定机构或者人员进行审批,形成一条有效的固定资产报废

  流程。
2.在固定资产处置时应建立评估团队以及采用科学的评估方法。
针对价值较高的固定资产,如房屋,设备等应制定严格的报废资产评估制度。评估制度包括要报废的固定资产如评估流程、评估团队组成及评估方法等。其中评估团队应由固定资产管理部门、财务部以及外聘评估机构组成。固定资产评估方法可以采用市场法、收益法、成本法等。在评估流程后得出评估报告,后由独立于资产管理部门以及财务部的第三部门具体负责报废资产的变卖。对于特别重大的报废资产变卖还可以引入内部审计做好闭环管理的组后一关。
三、总论
随着我们国家经济的发展,涌现出越来越多的企业,企业发展规模也越来越大,结构越来越复杂,随之而来的固定资产呈现爆发性增长,如何管理好固定资产将成为一个企业迫切需要面对的问题。本文结合在A通信公司的调查研究,将全生命周期理论引申到企业固定资产管理当中。通过对固定资产管理的组织、制度设置,再到购入、使用、报废三个阶段,分别研究了固定资产全生命周期各个阶段的核心问题并提出了解决方案。在组织框架中可考虑设置独立的固定资产管理部门,在制度上合理拓展固定资产管理的范围以及内涵,在使用过程中采用RFID电子标签技术并且建立固定资产全生命周期监控系统,在报废阶段成立独立的评估团队,从而在固定资产全生命周期形成高效实用的管理制度及手段。
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